تعتبر دائرة القبول والتسجيل واجهة الجامعة، والجهة التي يبحث عنها الزائر ليتعرف أكثر مميزات ومرافق الجامعة وما تقدمه من تخصصات، وهي الجهة التي تقدم الإجابة على جميع اسئلة واستفسارات الطلبة وأولياء أمورهم.
تقدم الدائرة العديد من الخدمات كتسجيل الطلبة وإعطائهم التعليمات والأنظمة اللازمة التي تهم الطالب أثناء دراسته، بالإضافة الى متابعة الشؤون الأكاديمية للطالب.
كما وتقوم الدائرة بتطبيق سياسات القبول والتسجيل والأنظمة والانتقال الداخلي والخارجي من وإلى الجامعة، وتقديم عدد من الإحصائيات والمعلومات التي تقع ضمن اختصاصها.
تعمل الدائرة على تسهيل إجراءات وأعمال القبول والتسجيل لتكون سريعة ودقيقة من خلال استخدام التكنولوجيا الحديثة.
الأهداف
1. تطبيق سياسات وتعليمات وأنظمة الجامعة المتعلقة بقبول وتسجيل الطلاب وتعليمات وسياسات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.
2. السعي الدائم لتطوير أعمال وإجراءات الدائرة، باستخدام أحدث التكنولوجيا.
3. توفير قاعدة بيانات محدثة ودقيقة عن الوضع الأكاديمي للطلبة، وتزويدهم بأحدث وأدق التقارير والإحصائيات.
4. التعاون والتنسيق مع الجهات الداخلية والخارجية للجامعة للقيام بأعمال الدائرة بأفضل صورة.
5. توجيه الطلبة إلى الاعتماد على البوابة الإلكترونية للتسجيل ومتابعة ملفاتهم الأكاديمية إلكترونياً.
المهام
1. إدخال خطط التخصصات المطروحة من قبل الجامعة، وعدد القاعات والمختبرات وسعتها في كل كلية، وإدخال معلومات الهيئة التدريسية.
2. إعداد التقويم الأكاديمي الذي يوضح أهم الإجراءات الأكاديمية في كل فصل.
3. الرد على الاستفسارات الخاصة بالقبول والتسجيل، وتقديم خدمة الإرشاد الأكاديمي للطلاب، وتزويدهم بأسس وتعليمات الجامعة.
4. استقبال طلبات القبول، والتأكد من احتوائها على جميع الوثائق المطلوبة، واستكمالها لشروط القبول بما يضمن تطبيق الأنظمة والتعليمات المعمول بها.
5. تدقيق الطلبات ثم تسجيل الطلبة ضمن الطاقة الاستيعابية المقررة وفتح ملفات أكاديمية وإلكترونية لهم.
6. تنفيذ طلبات الانسحاب من أو تأجيل فصل/ سنة الدراسية، أو الإجراءات التأديبية وحفظها في ملف الطالب، وتنفيذ مهام أخرى مثل السحب والإضافة للطلاب، ومهام دمج الشعب او إلغائها.
7. إصدار تقارير عن الوضع الأكاديمي للطلاب ووضعها بين يدي متخذي القرار لدراستها وأخذ القرارات اللازمة.